結婚式二次会の会場探しのコツ


二次会の会場探し、段階ごとにチェックポイントを解説します

私たちがプロとして会場を実際にチェックするときの項目を全て挙げております。

したがってみなさんには必要ない項目もあるかもしれませんが、参考にしてください。

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二次会準備は会場探しが最優先?


二次会の準備で何より最優先は会場探しです。

ほとんどの二次会は結婚式・披露宴のあとに行いますので日程の変更もできません。


そして結婚式の日程は同じ日に集中してしまいます。


やはり3月から5月、9月から11月あたりの土曜日は大人気です。

日曜日は土曜日と比較すると、結婚式は少ないと言えるでしょう。


つまり人気の日程の場合、二次会の会場探しに出遅れるとなかなか空いていない。

他の新郎新婦様の二次会の予約ですでに埋まっている。


このような状況になってしまいます。


なるべく当日の3ヶ月前までには二次会のお店は決定することをオススメします。


ゲーム・景品・司会・余興などの準備は多少遅れても1ヶ月前からでも間に合います。


しかし会場が予約できなければ、そもそも二次会が開催できません


逆に言えば会場さえ、決まっていればあとは何とか間に合わせることができます


人数が決まってないのにどうやって会場を探すの?


二次会を開催するレストランなどのお店は収容人数が決まっています。

着席50名 立食80名などHPに表記されてたりします


この収容人数に合わせて会場を探さなくてはなりません。


まだ参加人数が未定なので会場を探せない.。どうしたらいいか?

このような質問をよくいただきます。


1 参加人数を決めてから会場を探すか?

2 参加人数が決まる前に会場を探すか?


どちらが正解でしょう?


答えは「2」です


二次会の参加人数はなかなか決まりません。


なのでおよそで予想してしまい会場を探しましょう


新郎様が招待する人数。新婦様が招待する人数

あくまで声をかけるだけの人数をまずは算出してください


合計人数の7割から8割くらいが当日の出席人数です


この数字を元に会場を探してみましょう


電話する前にWEBサイトなどで確認することは?


会場探しのWEBサイトや婚礼雑誌、そして過去に参加した二次会のお店。

たくさん二次会の会場情報はあります。

良さそうなお店があればどんどん電話することが大切です。

 ■1■ 駅から近いか?式場から近いか?徒歩何分かかるのか?

披露宴のお開きから二次会開始までの空き時間をある程度考慮しましょう

もちろん式場や駅からできる限り近いのがベターです。

あまり遠いと途中で寄り道する方がいたり、迷う方が出てきてしまいます。

見学に行くときに実際にルートを歩いてみましょう

■2■ 1名あたりの飲食代金は?

会費との調整がありますので最も重要なポイントです。

景品代・雑費2,000円以上 + 1名あたりの飲食代金 = 会費

会費を7,000円とすると1名あたりの飲食代金は5000円までのお店を選びたいですね。

残り予算が2,000円確保できますので、景品代などに充当できますね。

<1名あたりの飲食代金の相場>

・地方や郊外・・・3000円から5000円程度

・都心部・・・4500円から6500円程度

■3■ 収容人数は?着席時も立食時も確認しておきましょう

当然ながら参加予測人数が収容できるかどうか確認しましょう。

逆に人数が少なすぎるのに大箱を借りると別途お金がかかってしまいます

■4■ 二次会の会場は3つほど候補に選んでおきましょう

ネットで検索するとたくさんの魅力的な会場がでてきます。

ひとつに絞るのも難しいです。したがって候補は3つくらいがベストかと思います。

たくさん見学すると、なかなか決定できません。

逆にひとつだけしか候補がないと、何らかの理由で候補会場を利用しない場合

またイチから探し始めることになってしまいます。

会場探しは意外に時間がかかりますので効率よく探しましょう



電話でお店に質問することは?


■5■ 二次会予定日と時間を伝えて空き状況を聞いてみましょう

先ほどの1~3も念のために質問しておくとよいです。

シーズンによって値段が異なるお店もあります

■6■ 最低保障人数と最低保障料金

ここはかなり重要です。お店によっては最低保障料金という項目を設定しています。

最低でも全員で○○円は使ってくださいね。という意味になります

例)最低保証金20万円で1名あたり飲食代金4000円の場合

20万円÷4000円=50名

つまり最低でも50名は参加しないと不足人数分を負担することになります

もちろん設定していないお店もあります。

シーズンによっては設定しているお店もあります。

■7■ 飲食代金以外の別途費用は?

ほとんどのお店は飲食代金のみで利用できます。

しかし中には、会場使用料・設備利用料(プロジェクター・スクリーン・マイク)など。

またケーキなどを持ち込む場合の持込料金等が別途発生するお店もあります

■8■ 見学の予約をする

以上が見学に行くまでに最低限確認しておいたほうがベターなチェックポイントでした。

1~7まで全て希望通りであれば見学に行ってみましょう。

もちろんこの後に紹介するチェックポイントも見学前に電話で質問してもいいですね。

候補会場が複数ある場合は、30分~1時間間隔で見学予約を取りましょう。

もちろん各会場から会場への距離と移動時間をしっかりと考慮しましょう。

なるべく1日で3つとも見学しておきたいですね。

例)

一つ目の会場「14時半~15時の間に見学にいきます」

二つ目の会場「15時~15時半の間に見学にいきます」

三つ目の会場「15時半~16時の間に見学にいきます」

 

このように少し時間に幅を持たせて予約しておくとよいでしょう。

飲食店のアイドルタイム(ランチとディナーの間)の時間が見学しやすいです。

■9■ 仮予約とは?

電話で確認した日から、見学に行く日まで期間が空いている場合。

その間に他の予約で埋まってしまうことがあります。

この段階でも第一候補の会場であれば、仮予約を取ってもらいましょう。

仮予約の期間は約1週間程度のお店が多いです。


お店に見学に行ったときに担当の方に質問することは?


さあいよいよ二次会の会場見学です。

あなたが幹事様の場合は、できれば主役の新郎新婦様も同行してもらいましょう。

同行可能であれば、全員が会場を気に入ればその場で決定できます。

■10■ビュッフェスタイル、フード・ドリンクの位置は?

まずはお料理の出し方を確認しましょう。

二次会パーティのお料理はたいていはバイキング・ビュッフェ形式です。

サイドビュッフェなのか?センタービュッフェなのか?

お料理を並べるテーブルの位置、ドリンクカウンターの位置を把握しておきましょう

各卓テーブルビュッフェの場合は確認の必要はありません。

■11■参加予定人数報告は当日何日前までなのか?

二次会パーティ当日が近づいてくると、参加人数を確定させてお店に報告しなければなりません。これにはもちろん期日があります。たいていは1週間前~3日前が多いです。

■6■で説明させていただいた最低保証人数・保証金額を下回ってない場合には

参加予定人数の総数よりも5%~10%は少なく報告するのがちょっとしたテクニックです。

当日のドタキャンなども考慮しておきましょう。

■12■当日参加人数が増えた場合、減った場合には?

二次会の参加人数は結局フタを開けてみないとわからないものです。

当日にいきなり参加する人もいれば、残念ながら欠席される方もいます。

つまり■11■で報告した人数と同じにならない可能性が高いです。

前日までの報告人数と実際の参加人数が異なる場合には、どのような対応になるのか確認しておきましょう。

<よくある例>

予定人数より増えた場合→増えた人数はドリンクの料金のみ支払う

予定人数より減った場合→減った人数はお料理の料金のみ支払う

■13■消費税やサービス料について

ここは結構重要です。プラン料金に消費税は含まれているのか?

2015年現在消費税は8%です。二次会はたくさんの方が参加されるので支払い金額は高額になってしまいます。

例)

60名参加の二次会。1名の飲食代金6000円の場合

60名×6000円=36万円 36万円の消費税8%。

28800円になります。消費税が10%にあがると36000円。

ここを計算にいれておかないとおよそ3万円近くも予算オーバーの可能性があります

■補足■ごくまれにですがサービス料金10%も発生するお店もあります。

■14■照明や音響・アテンドはサポートしてもらえるか?

二次会には様々な担当業務があります。受付や司会、音響、照明、アテンド。

幹事様グループだけで全てのお仕事をこなすのは大変です。

お店の方が何をサポートしてくれるのか確認してみましょう。

■15■幹事様グループの当日会場への入り時間

二次会当日は不足のアクシデントが起こるかもしれません。

できる限り早く会場に入って準備したいものです。通常は受付開始の30分前~60分前になります。あまり短いと準備時間が取れず、受付が始まってしまいます。

■16■ドリンク ラストオーダーの時間は?

ドリンク飲み放題のラストオーダーはお開き15分前から30分前のお店が多いです。

司会者は時刻を把握して、パーティ中にアナウンスしましょう。

二次会当日はお店の方がおそらく司会者へ報告してくれるはずです。

ラストオーダーの告知をするとドリンクカウンターが混雑します。

したがってドリンク飲み放題にラストオーダーをもうけていないお店がベターです。

■17■完全撤収は何時までなのか?

通常はお開きから30分~1時間後に完全撤収というお店が多いです。

下記のタイムスケジュールを参考にしてください。

・準備30分間 受付30分間 パーティ120分間 お見送り30分間後片付け30分間 /

もちろん例外も多々あります。

完全撤収までに、片付けを終えましょう。



見学時に自分の目で確認しておくべきことは?


■18■会場中央に柱はないか?ゲスト席からの高砂席へ死角はないか?

会場の中央に柱や壁があると、高砂席が見えにくいゲストテーブルがあったりします。

死角があると当日の二次会、何だか盛り上がりにかけてしまったりします。

■19■新郎新婦入場コース ドアから高砂席まで。

見せ場のひとつでもある主役の登場。新郎新婦入場。

ここはカッコよく決めてあげたいところ。どこから登場してどこへ到着するのか?

しっかりと導線・コースを確認しておきましょう。

■20■控え室や待機場所はあるか?

二次会パーティ当日、主役の新郎新婦が会場へ早い時間に到着することもあります。

控え室や待機場所があると便利ですね。

控え室や待機場所が無い場合、店内フロアで待機していると新郎新婦入場前にゲストに遭遇してしまうことがあります。何だかこれだとカッコよくないですよね。

もちろん入場時間ピッタリで新郎新婦が会場到着した場合は何も問題はありません。

■21■クロークはあるか?

結婚式二次会には披露宴お開きから通しでの二次会参加の方が半分以上はいたりします。

引き出物をみなさんがお持ちの場合、置いておく場所を確認しましょう。

また冬場はコートなどをどこに置くかも聞いておきましょう


補足・重要度は高くないので参考程度に。


■22■余興などを予定している場合、充分なスペースが確保できるか?

結婚式の二次会、余興などを予定されていることがありますよね。

ダンスやバンド演奏などの場合、スペースが必要になってきますので、

充分なスペースがあることを確認しておきましょう

■23■立食形式の場合のみ、参加人数のカウント方法

着席であれば参加人数のカウントは難しくないのですが、立食の場合はカウントが難しいです。立食形式のパーティの場合、幹事様側の把握している人数とお店側の把握している人数が異なることがあります。余分なお金を払わなくてもいいようにしっかりと確認しましょう。グラス交換制にて、グラスの数でカウントするパターンが多いです。

■24■当日の店側スタッフさんの人数は?

もちろんたくさんのスタッフさんにサポートしてもらえればパーティも進行しやすいです。

■14■とすこし重複しますが、確認しておきましょう。

お店のスタッフ人数が少ないとドリンクカウンターが混雑してしまうことがたまにあります

■25■景品を並べるテーブルを用意してもらえるか?

二次会パーティではたくさん景品を用意されると思います。

高砂席付近に景品を置く台を用意してもらいましょう

■26■その他備品のレンタルは?有料?無料?

用意する必要がある備品を洗い出しましょう。

会場でレンタルできるものもあるかもしれません。

チェキ(インスタントポラロイドカメラ)、メッセージを書くサインペン、受付用金庫。

お見送り時にプチギフトを入れるカゴ、ビンゴマシーン、

などなどが借りられるかを確認しておきましょう。

■27■景品や備品を前日までに会場で預かってもらえるか?

披露宴・二次会当日はやっぱりバタバタしてしまいます。

当日忘れ物をしてしまうこともありますよね。念のために景品や備品などは前日までに会場に預けておくことをオススメいたします。



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